Étaient présents: Henri d’ABOVILLE, Philippe BANOS, Marie-Antoinette BANOS, Philippe DESBONNET, Nicole DULARD, Cathy GRZELAK, Hervé LATKOWSKI, Cathy LAURANS-SOENEN, Joëlle LE LAY, Lucienne MONGE, Jean-Louis REY, Colette RIDOU, Serge ROBITAILLE, Anne-Marie SOUBIELLE.

Excusés et représentés : Élisabeth ARRIUS-PARDIES, Francine BÉRAT, Jean-Claude COLORADO, Serge MAS.

Votants : 18

Ordre du Jour :

1. Validation du choix de la secrétaire
2. Fiche de poste de la secrétaire

• Validation du nouveau formulaire de frais de bénévoles

1. Validation de la modification du règlement intérieur des sorties
2. Point sur les commissions : validation du questionnaire PNP
3. Validation de l’intégration de Monique FARION dans la commission communication

• Informations  sur l’expérimentation handicaps, le refuge de Larry, le financement minibus OMS, la fête de la montagne, la Cité des Pyrénées, la marque Esprit parc national, le Pass’Rando 2016, etc.
• Indicateurs de suivi de la vie de l’association

1. Questions diverses

La séance débute à 19h.

Le compte-rendu du Conseil d’Administration du 25 janvier 2016 a été approuvé par 14 votes pour et 1 abstention (3 absents au CA n’ont pas voté)

I – Choix de la secrétaire administrative

En partenariat avec Pôle Emploi, le recrutement de la secrétaire administrative a été réalisé conformément aux décisions du conseil d’administration  du lundi 25 janvier.

A été retenue Valérie RAVOIRE qui réunit toutes les compétences nécessaires pour le poste.

Vote pour l’approbation du recrutement, en contrat à durée indéterminée, de Valérie RAVOIRE, au poste de secrétaire administrative des APNP, à compter du 1^ier septembre 2016. : Pour à l’unanimité

II – Fiche de poste de la secrétaire

Après échange et discussion, la fiche de poste proposée est corrigée. Les rubriques gestion administrative et gestion budgétaire sont remplacées par activités administratives et activités budgétaires. De même le terme gestion est supprimé du titre de chaque activité décrite et certains intitulés sont simplifiés.

Cette fiche sera évaluée à un an.

Vote pour l’approbation de la fiche de poste telle que corrigée en séance : Pour à l’unanimité

III – Nouveau formulaire de frais de bénévoles

Pour faciliter la déclaration des frais des bénévoles en vue de l’établissement du CERFA, le formulaire est modifié. Pour encourager les bénévoles à renseigner le formulaire par support informatisé, la fiche sera envoyée directement aux bénévoles. Enfin, les déclarations seront transmises directement au siège administratif à Pau.

Chaque bénévole engagera sa responsabilité sur l’exactitude des informations transmises et dégagera l’association des Amis du Parc National des Pyrénées de toute responsabilité en cas de contrôle fiscal.

Vote pour l’approbation du nouveau formulaire de frais de bénévoles tel que corrigé en séance : Pour à l’unanimité

IV – Règlement intérieur des sorties pour la partie relative aux séjours

La partie 2. CONSIGNES aux ADHERENTS, alinéa 6 sera modifiée comme suit :

Pour les sorties limitées avec versement d’avance (notamment tous les séjours), l’inscription se fait uniquement à Pau, sauf mention contraire, selon les modalités suivantes :

– L’inscription se fait par courrier adressé ou remis au siège administratif à Pau.

– Pour être valable, la demande d’inscription doit être accompagnée du chèque établi au nom du chef de file, pour le montant demandé, avant la date limite inscrite sur le programme.

– Si le nombre d’inscrits est supérieur au nombre de places :

– une priorité est accordée aux adhérents n’ayant jamais participé à ce séjour,

– puis un tirage au sort parmi les inscrits restants détermine la liste définitive.

Suite à ce tirage au sort, les adhérents non retenus sont inscrits sur une liste d’attente avec la même priorité que décrite ci-dessus. Leur numéro d’ordre sur la liste d’attente leur est notifié.

Les chèques des personnes non retenues aux séjours sont détruits par le secrétariat.

– Si une personne se désiste et n’est pas remplacée, l’avance faite au chef de file n’est restituée à l’adhérent que si aucune dépense ne reste à la charge de l’organisateur.

Vote pour l’approbation de cette modification du règlement intérieur des sorties : Pour à l’unanimité

V- Point sur les commissions : validation du questionnaire PNP

Aucune remarque n’est formulée sur les comptes -rendus des travaux des commissions disponibles sur le site. Le principe d’une enquête proposée par la commission communication auprès de l’ensemble des adhérents avec une note explicative simplifiée est retenu. Elle portera sur le thème retenu pour 2017 « 50 ans du Parc National des Pyrénées ». Elle a reçu un avis favorable du PNP.

Vote pour l’approbation de l’enquête à réaliser auprès de l’ensemble des adhérents dans le cadre du thème 2017, 50 ans du Parc national des Pyrénées : Pour à l’unanimité

VI- Validation de l’intégration de Monique FARION dans la commission communication

La composition des commissions a été validée par le Conseil d’Administration du lundi 23 novembre 2015. Toutefois, Monique FARION, qui est fortement mobilisée dans des actions de communication au sein du CD 65, souhaiterait rejoindre la commission communication en cours d’année afin de faciliter la coordination de la communication.

Vote pour l’approbation de l’intégration de Monique FARION à la commission communication : Pour à l’unanimité.

VII- Informations :

1. Expérimentation sur l’intégration des adultes ayant un handicap mental léger : elle se poursuit sans fort développement (3 sorties enregistrées).

1. Réfection du bardage du refuge de Larry : le groupe projet composé de Marie-Antoinette et Philippe BANOS, Jean-Claude CRAMPE, Philippe DESBONNET, Michel LARROUQUET, Serge MAS et Jean-Paul ZANIBELLATO a mené l’évaluation des travaux à réaliser, en partenariat avec Roland CAMVIEL, garde-moniteur PNP en charge du projet de rénovation, le samedi 14 mai. Le PNP a validé le devis transmis par les APNP. Une réunion pour l’organisation logistique est prévue le lundi 27 juin.

1. Office Municipal des Sports de Pau : le contrat a été signé au mois de mars comme prévu. L’utilisation du minibus réservé pour plusieurs déplacements finance le coût de l’adhésion.

1. La participation de l’association à la fête de la montagne est effective. À ce jour 5 personnes extérieures sont inscrites. Le refuge d’Ilhéou (Ritter) est entièrement réservé par les APNP pour le samedi 25 juin. L’événement est signalé sur le site fetedelamontagne.org et mis en valeur sur l’affiche de la 4^ème fête de la montagne.

1. La Cité des Pyrénées : de nombreuses réunions de concertation avec les autres acteurs sont régulièrement organisées : la MJC Berlioz rencontre de graves difficultés financières et un groupe de travail (Philippe et Marie-Antoinette BANOS y représentent les APNP) est en cours de recherche de solutions. La Maison de la Montagne a retenu 50 ans du PNP comme thème de 2017 (Jean-Louis REY représente l’association). Le café associatif La Coulée Douce rencontre des difficultés financières. Un groupe projet recherche des solutions (Philippe DESBONNET représente l’association).

1. Il est à noter la pleine réussite des manifestations organisées depuis le début de l’année dans le cadre « Esprit de l’eau ».

1. Lancement de la marque Esprit-Parc national Pyrénées : conviés à cette manifestation, la présidente des APNP et le responsable de la commission relation avec le PNP ont assisté à cette journée de lancement, appuyant ainsi à notre mesure l’action en cours pour la promotion de professionnels bien de chez nous et partageant nos valeurs.

1. Pass’Rando 2016 : le lancement est réalisé et on a enregistré 7 inscriptions à la date d’aujourd’hui. La demande de participation aux séjours et l’accès au site sont évoqués par certaines personnes ayant acquis le Pass’rando. Mais la devise retenue est « Pas de passe-droits pour les Pass’Rando ». L’accès à l’ensemble des activités relève de l’adhésion complète.

1. Groupe flore : une vingtaine de sorties sont envisagées, la plupart dans le programme des ABC et donc avec un travail de synthèse à réaliser ensuite. Les travaux de ce groupe très dynamique sont fortement appréciés par le PNP.

1. Groupe balisage : Jean-Marie DELADERRIÈRE, Michel FRANC et Florinda RIBAS sont fortement mobilisés sur ces activités et les volontaires sont au rendez-vous.

1. Congrès des associations « Amis des parcs naturels régionaux » des 23 au 25 septembre. À ce jour, 9 personnes représenteront les APNP : Marie-Antoinette et Philippe BANOS, Paule BÉARD, Hervé et Pascale LATKOWSKI, Lucienne MONGE, Edwige PAUTHIER, Serge MAS et Jacques VINCENS

1. Journée « Découverte et respect de la montagne » le dimanche 24 juillet à Anéou : les bénévoles sont nombreux à s’être manifestés pour faire de cette journée une réussite. L’organisation logistique va être précisée dans une réunion fin juin.

VIII – Indicateurs de suivi de la vie de l’association

Le nombre d’adhérents au 31 mai : 677 (l’an dernier, ils étaient 649 à la même période) soit une augmentation de 28 adhésions.

Il y a 171 nouveaux adhérents et 154 personnes n’ont pas renouvelé leur adhésion. C’est la première fois que la courbe des adhésions remonte depuis 5 ans.

Toutefois, au regard des non renouvellements non expliqués, un plan de communication préventif va être réfléchi par la commission communication.

IX – Questions diverses

Un chef de file inscrit au programme en qualité de serre-file peut-il remplacer un chef de file ?

La réponse est Oui puisqu’il a fait ses preuves.

Le prochain CA aura lieu le lundi 26 septembre 2016 à 19 h à ESPOEY.

La réunion se termine à 21h30

La Présidente                                                           La Secrétaire

Marie Antoinette BANOS                                            Lucienne MONGE