Étaient présents: Henri d’ABOVILLE, Élisabeth ARRIUS-PARDIES, Philippe BANOS, Tina BANOS, Philippe DESBONNET, Nicole DULARD, Hervé LATKOWSKI, Cathy LAURANS-SOENEN, Joëlle LE LAY, Serge MAS, Lucienne MONGE, Jean-Louis REY, Colette RIDOU, Serge ROBITAILLE, Anne-Marie SOUBIELLE.
Excusés et représentés : Francine BÉRAT, Jean-Claude COLORADO, Cathy GRZELAK.
Votants : 18
Ordre du Jour :
I – Validation de la composition du conseil d’administration après tirage au sort pour la durée de mandat des nouveaux administrateurs
II – Approbation définitive de l’intégration des mineurs dans les sorties
III – Sécurité informatique
IV – Délégation et ordres de mission
V- Le secrétariat administratif
VI- Thème pour 2017 : 50 ans du Parc national des Pyrénées
VII- Informations :
- Réunion des commissions communication, relation avec le PNP, permanences
- Dites le avec des fleurs : « le groupe flore »
- Fête de la montagne
- Les APNP dans la Cité des Pyrénées
- Indicateurs de suivi de la vie de l’association
VIII- Questions diverses
La séance débute à 19h.
I – Validation de la composition du conseil d’administration après tirage au sort pour la durée de mandat des nouveaux administrateurs
Jean-Louis REY rappelle que, suite à l’Assemblée Générale du 21 novembre 2015, et conformément à l’article 11 des statuts de l’association, les mandats des administrateurs sont de 3 ans, et qu’il faut procéder à un renouvellement par tiers des 18 administrateurs (soit 6 renouvellements par an).
En conséquence, les nouveaux administrateurs élus en 2015 doivent tirer au sort la date de fin de mandat.
Résultats : Catherine LAURANS-SOENEN et Jean-Claude COLORADO terminent leur mandat en 2017.
Henri d’ ABOVILLE et Philippe DESBONNET terminent leur mandat en 2018.
II – Approbation définitive de l’intégration des mineurs dans les sorties
Serge MAS présente l’expérimentation qui a eu lieu pendant 2 ans et qui se termine en mai 2016.
L’expérimentation a été positive et il s’agit d’une réelle ouverture de l’association.
5 participants mineurs ont participé à plusieurs randonnées et on espère augmenter l’accueil dans le futur.
Vote pour l’approbation définitive de l’intégration des mineurs dans les sorties dans les conditions définies lors de la commission : Pour à l’unanimité
III – Sécurité informatique
Tina BANOS informe le conseil d’administration des nombreux dysfonctionnements qui affectent le site : utilisation abusive du code permettant les validations d’inscriptions à des sorties, utilisation frauduleuse des adresses mail des adhérents, entrées à une sortie de personnes non inscrites aux APNP.
Afin de mettre fin aux problèmes rencontrés et d’éviter les dérives occasionnées, Tina BANOS a pris la décision de mettre fin à tous les codes dont ceux des permanents et de modifier tous les mois le code attribué aux permanences.
Pour l’instant, seuls la présidente et le secrétariat auront accès à tous les droits du site. Les chefs de file auront accès à leurs sorties.
La proposition de supprimer les adresses mail à la source de la liste des inscrits a été retenue (cette information est inutile).
IV – Délégation et ordres de mission
Tina BANOS informe le conseil d’administration du nombre important de réunions auxquelles elle est conviée. Elle ne peut être présente à toutes les réunions mais souligne néanmoins l’importance, pour l’association, d’assister à ces réunions.
Elle propose de donner délégation ou ordre de mission à une personne qui connaîtra le dossier. Tout administrateur a légitimité pour représenter l’association lors de ces réunions.
Proposition mise au vote : La présidente émettra un ordre de mission, à un membre du conseil d’administration, pour la représenter, s’il l’accepte, à une réunion à laquelle elle ne pourra assister : Pour à l’unanimité
V- Le secrétariat administratif
Anne-Marie SOUBIELLE, secrétaire de l’association informe le conseil d’administration de la fin de son activité professionnelle le 1er septembre 2016 après 31 années de services dans l’association.
Tina BANOS souligne l’importance du poste de secrétariat en faisant lecture des tâches nombreuses qui incombent à la secrétaire de l’association.
Une fiche de poste sera rédigée pour redéfinir les missions et horaires. Tina BANOS se charge, avec Philippe DESBONNET et Hervé LATKOWSKI, du prochain recrutement.
Jean-Louis REY propose de mutualiser l’emploi de secrétariat avec une autre association de la Cité des Pyrénées. A cette fin, des contacts seront pris.
VI- Thème pour 2017 : 50 ans du Parc national des Pyrénées
Serge MAS propose d’organiser un ou plusieurs évènements en lien avec le Parc National à l’occasion de cet anniversaire.
Suite à l’interview de Tina BANOS par France 3 Aquitaine qui a eu lieu ce jour, il a été demandé à la présidente d’organiser une journée complète avec un garde-moniteur du Parc national des Pyrénées. La chaîne souhaite suivre l’association sur un thème. Est évoqué le thème des « empreintes des animaux ».
VII- Informations :
- Réunion des commissions communication, relation avec le PNP, permanences
Serge MAS fait le point sur les actions menées par la commission communication et informe le conseil d’administration du départ de la responsable Maryse PASTRIOT.
Sont abordés l’intégration d’adultes ayant un handicap mental léger et le concours photos.
Une participation plus importante des adhérents va être demandée.
Serge MAS communique les décisions prises lors de la dernière réunion de la commission relation avec le Parc national des Pyrénées. Comme cela a été évoqué dans la réunion du conseil d’administration du 23 novembre 2015, une rencontre avec les associations Amis du Parc des autres départements aura bien lieu en Ariège les 23, 24 et 25 septembre 2016. Le programme prévoit une partie festive et 2 séances plénières avec des ateliers. Une délégation des APNP composée de 4 à 10 personnes sera présente. Il faudra expliciter notre relation avec le Parc national des Pyrénées lors de cette rencontre.
Est également prévue une journée découverte et respect de la montagne le 24 juillet 2016 avec des ateliers à définir : volcanisme, croquis, etc. Des randos- café pourraient être organisées.
Cathy LAURANS-SOENEN présente la synthèse de la réunion des permanents. 20 personnes (sur 24 permanents) ont répondu à l’invitation de Tina BANOS et ont pu exprimer librement leur ressenti et leurs besoins. Ont été évoqués les problèmes de validation des sorties, la présentation au téléphone, les renseignements à donner aux adhérents, les problèmes liés à la communication du code ou du mot de passe des permanences.
Les comptes- rendus détaillés de ces réunions seront transmis aux administrateurs.
- Dites le avec des fleurs : « le groupe flore »
Jean-Louis REY présente le groupe flore au conseil d’administration. Il rappelle qu’il existe depuis 15 ans et que son fonctionnement est prévu et organisé par le règlement intérieur de l’association. Ce cadre précise ses missions et son attachement à la commission « relation avec le Parc national des Pyrénées ». Le groupe flore est constitué de 20 membres et est animé par Dominique ROSSIER et Dany ROUSSEL. 13 personnes ont été à l’initiative de sorties et 13 sorties ont été organisées dans le cadre de l’ABC (Atlas Biodiversité Communale). 2000 observations ont été faites et 6 gardes moniteurs ont participé aux sorties.
- Fête de la montagne
Lucienne MONGE présente la réunion du 5 janvier 2016 qui s’est tenue à la Maison de la montagne à Pau.
A l’initiative de la coordination montagne, cette fête est un événement national qui se déroule le dernier week-end de juin. Elle aura lieu les 25 et 26 juin 2016 et ce sera la 4ème édition. Son slogan est : « La montagne, partageons la ! ». Les activités proposées sont diverses et variées : balade au coucher du soleil, découverte de la plongée en lac d’altitude, concert de musique traditionnelle, dégustations de produits locaux ou soirée contes. Cette fête permet de faire découvrir les activités liées à la montagne à des personnes qui n’y ont pas accès dans tous les sens du terme. Comme l’an dernier, l’association des APNP proposera un week-end dans un chalet d’altitude pour connaître la magie d’une nuit en refuge. Pour plus d’informations, consulter le site : www.coordination-montagne.fr
- Les APNP dans la Cité des Pyrénées
Jean-Louis REY a participé à la réunion de la Commission animations culturelles Cité des Pyrénées. Le thème de « l’eau dans les Pyrénées » proposée par les APNP rassemblera les différents acteurs en 2016.
L’exposition de Philippe LLANES sera organisée.
- Indicateurs de suivi de la vie de l’association
Philippe BANOS présente le nombre d’adhérents au 21 janvier : 623 (l’an dernier, ils étaient 614 à la même période). Il y a 131 nouveaux adhérents et 153 personnes n’ont pas renouvelé leur adhésion. Les relances par courrier et courriel donnent peu de retours mais apparaissent nécessaires en termes de communication.
Les adhérents ayant exprimé leur satisfaction suite à l’envoi des vœux est en nette augmentation par rapport aux années précédentes.
VIII – Questions diverses
Hervé LATKOWSKI propose que l’envoi du formulaire qui permet aux bénévoles et aux encadrants de déclarer leurs frais dans la déclaration des revenus soit possible par mail. Cette proposition est retenue.
Tina BANOS informe le conseil d’administration que l’adhésion à l’OMS de Pau se fait pour l’année civile : le dossier doit être déposé au mois de mars.
Le prochain CA aura lieu le lundi 13 juin 2016 à 19 h à ESPOEY.
La réunion se termine à 21h30
La Présidente : La Secrétaire :
Tina BANOS Lucienne MONGE