CR réunion commission des sorties et de la formation – 23.04.2014
Présents : Tina Banos, Jean-Paul Capin, Jean-Luc Dandré, Philippe Desbonnet, Jean-Paul Frantz, Manu Garcia, Hervé Latkowski, Jean-Marie Deladerrière, Président de l’association des Amis du Parc National des Pyrénées (APNP) assiste à la réunion.
Excusés :Yves Anselin, Denis Boissière, Chantal De Lenquesaing, Sylvie Frantz, Lucienne Monge, Yannick ZINS, référente des adhérents déficients visuels est absente.
Accueil :
Tina Banos, responsable de la commission, ouvre la séance et fait un point sur la réunion des encadrants du vendredi 4 avril dernier. Elle fait part à Jean-Paul Frantz de l’intérêt des participants quant à son exposé sur Raymond Ritter.
Circuit des comptes-rendus
Le règlement intérieur stipule que le chef de file « doit envoyer le compte rendu au comité dans un délai inférieur à 2 semaines ».
En cas de problème au cours d’une sortie, la responsable de la commission des sorties doit immédiatement être informée afin d’assurer le suivi en cohérence avec le Président de l’Association.
Le circuit des comptes rendus n’a pas été modifié au moment du passage à l’informatique. En conséquence, à ce jour, ils arrivent de manière anarchique aux APNP sous format papier et/ou informatique : certains parviennent aux Comités Départementaux (CD) et/ou d’autres à la responsable de la commission des sorties et/ou au secrétariat des APNP, etc.
Le CD 65 établit 2 exemplaires papier : 1 pour validation et 1 pour archivage.
Dans un souci de préservation de l’environnement et de réduction des dépenses, les membres de la commission souhaitent un transfert des données, une validation des comptes rendus et un archivage informatisés.
Une adresse mail spécifique va être créée afin d’identifier plus précisément la commission des sorties et formations.
A compter du prochain programme, le compte rendu de sorties sera transmis par voie électronique et dans un même temps :
– au secrétariat des APNP pour archivage électronique, remplissage des documents statistiques, contrôles pour validation terminale des CERFA …
– au CD d’appartenance du chef de file pour contrôle et première validation des CERFA, statistiques, etc. Les Présidents se concerteront sur leurs modalités d’enregistrement. Hervé Latkowski inscrit manuellement sur un programme dédié, l’état de la sortie (réalisée, annulée, reportée, remplacée) et valide le nom du chef de file qui a assuré la sortie.
– à la responsable de la commission des sorties pour gestion des éventuels problèmes rencontrés.
En cas de transmission papier, le compte-rendu sera scanné par le récepteur et transmis au secrétariat des APNP.
- Déductions « Dons aux œuvres » et CERFA
Faisant écho au point précédent, il est rappelé que sans ces comptes-rendus il ne peut être porté au crédit des ayants droit les avantages de déduction d’impôt pour les frais liés aux sorties ou reconnaissances.
Il est également attiré l’attention sur les déductions liées aux achats de matériels.
Les cartes topographiques ou autres topo guides doivent-ils être pris en compte ? Etant remboursés pour partie, ils devraient être propriété de l’Association.
Lors de l’établissement des derniers CERFA aucun abus n’a été constaté sur ce point.
Il est proposé de réactualiser le document du 3 mars 2008 fixant les déductions prises en comptes ou pas de la manière suivante :
Dans paragraphe déductions refusées
– supprimer « – Somme (30%) … » ;
– ajouter : « – Frais sans justificatifs. »
Dans le cadre du dernier alinéa du document du 3 mars 2008 une réflexion sur l’indemnisation du covoiturage a été initiée. En effet les chauffeurs ne font pas tous payer la même somme, sans toutefois aller au-dessus du barème fixé par les APNP.
Un nouveau calcul pourrait être mis en place pour éviter des disparités entre véhicules mais aussi pour que chaque chauffeur ait une indemnisation équivalente pour un même trajet (actuellement il dépend du nombre de personnes transportées).
Comme chez nos amis du CAF, l’indemnité pourrait être répartie par voiture et non par personne.
Le calcul se fait de la façon suivante : « Le prix du transport est à l’heure actuelle de 25 centimes par kilomètre par voiture. Le coût total est divisé équitablement par le nombre de participants à la sortie. »
Par exemple : Distance 100 km aller retour, 3 voitures, 15 participants au total (chauffeurs compris).
Soit 100×0.25=25 € pour un véhicule
Pour 3 véhicules : 25×3=75 € somme globale à répartir sur l’ensemble des participants.
75€/15 personnes=5 € par personne
Ce principe pour les APNP devant être adapté avec une distance au départ de Tarbes et une autre au départ de Pau.
Cette réflexion pourrait être être portée au CA des APNP pour décision.
- Nomination des nouveaux encadrants – intégration :
Actuellement le règlement intérieur ne fixe pas les modalités pour qu’un adhérent se porte volontaire pour être chef de file ou serre file. Il ne fixe que les conditions d’éligibilité (formation cartographie, PSC1…).
Doivent ils être proposés (par qui ?), doivent-il se porter volontaire par courrier ou de manière informelle auprès d’un membre de la commission des sorties ou au responsable de celle-ci ?
Si de fait cette candidature se fait par cooptation informelle d’un ou plusieurs encadrant(s), rien ne guide cette personne pour se porter candidat.
Une proposition de modification au règlement intérieur sera faite : tout adhérent pourra faire une demande écrite à la commission des sorties et formations afin de manifester son désir d’encadrer.
Au niveau de l’intégration de ceux-ci aucune action n’est envisagée : les dernières nominations validées par la commission ont été argumentées.
- Listing des encadrants et Formations
Manu Garcia a établi la liste de l’ensemble des encadrants enregistré sur les 4 dernières années. Leur nombre s’élève à 155. Il est acté que tout encadrant non inscrit à l’actuel programme mais qui aurait assuré un encadrement dans les 4 dernières années, pourra être immédiatement réintégré (sauf cas particulier).
Il a également fait le point sur les qualifications de chacun d’eux en fonction des éléments qu’il a pu obtenir.
Il en résulte que tous ne sont pas titulaires du PSC1 et n’ont pas non plus suivi la formation cartographie niveau 1. Cela ne remet en rien leurs compétences mais pour les nouveaux chefs de file une attention toute particulière sera faite sur ces points.
- Nouveaux adhérents
Le CD65 a organisé de courtes réunions de nouveaux adhérents (Le Parc National et les APNP – La préparation d’une randonnée, etc.).
Le CD 64 organise des sorties « nouveaux adhérents » le 19 octobre ouvertes à l’ensemble des adhérents.
Ces initiatives ne semblent pas trouver un écho favorable auprès des membres de la commission : quel intérêt, regroupement des nouveaux adhérents entre eux au lieu d’ouverture vers les autres, faible participation présagée…
De plus cela pourrait faire redondance avec les « rando café » ou « rando grillades ».
Ce point n’a pas trouvé de consensus aussi est-il décidé qu’un bilan sera fait après le dernier événement inscrit au programme été/automne.
Au niveau des sorties « découverte » il serait souhaitable d’assurer un suivi afin de connaitre le ressenti de ces personnes et, si possible, favoriser leur adhésion.
Ce suivi pourrait être réalisé par la personne de la permanence qui a inscrit la personne : interlocuteur connu, donc communication facilitée.
Cette proposition sera présentée à la prochaine rencontre des permanences et portée par les responsables : Denis Boissière pour le CD 65 et Chantal Ohayon pour le CD 64.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.
Fait à Pau, le 28 avril 2014,
Philippe Desbonnet